[Podcast] Giải Pháp Triển Khai Kế Toán Số Tại Các Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa Tại Việt Nam

18 Tháng Tám, 2022

Trong làn sóng công nghệ phát triển mạnh mẽ, tài chính – kế toán là mảng hoạt động được ưu tiên chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ hàng đầu tại các doanh nghiệp. Mặc dù vậy, việc triển khai kế toán số (KTS) tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) ở Việt Nam là một quy trình phức tạp do sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau. Thông qua bài viết, nhóm tác giả đã nhấn mạnh sự cần thiết phải nâng cao nhận thức của các DNNVV, cải cách cấu trúc chính sách và làm nổi bật những lợi ích mà KTS mang lại theo hướng tích hợp. Từ đó gợi ý giải pháp đề xuất và một số kiến nghị phù hợp.

Kế toán số và việc triển khai vận dụng kế toán số

Số hóa không chỉ là một sự đổi mới công nghệ mà còn bao hàm cách thức mà các công ty, doanh nghiệp (DN) thực hiện quản lý quy trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Công tác kế toán tại các đơn vị kinh tế tập trung vào các hoạt động, bao gồm hoạt động thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính. Sự xuất hiện của cuộc CMCN 4.0 được dự đoán sẽ tạo ra những tác động đáng kể đến lĩnh vực kế toán. Cụ thể, mạng điện tử (Internet) sẽ được sử dụng như một phương tiện liên lạc để trao đổi thông tin kế toán, đồng thời, các quy trình kế toán sẽ được thiết kế lại thông qua việc sử dụng mạng điện tử và thông tin kỹ thuật số. Do đó, trong nghiên cứu này, KTS được định nghĩa là quá trình số hóa và tự động hóa các quy trình kế toán dựa trên các công nghệ hiện đại. Việc vận dụng KTS sẽ mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị, bao gồm thời gian thông qua (Cycle time) được rút ngắn hơn so với quy trình truyền thống vì các hoạt động thường xuyên phát sinh như phê duyệt tín dụng, thanh toán và thu tiền, xử lý giao dịch, khóa sổ, lập báo cáo được giảm xuống; phạm vi không gian hoạt động rộng hơn; cải thiện thời gian cung cấp dịch vụ; giảm tỷ lệ sai sót trong quá trình xử lý các giao dịch; giảm số lượng nhân viên trong bộ máy kế toán và cải thiện hiệu suất lao động của bộ phận kế toán; tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ; nâng cao hiệu quả bảo mật thông tin. Tuy nhiên, việc chấp nhận và ứng dụng những phát triển được tạo ra bởi một loạt các tiến bộ CNTT hiện đại luôn gắn liền với quá trình thay đổi của toàn xã hội, đặc biệt là thay đổi về khía cạnh nhận thức. Theo đó, khi xã hội, đặc biệt là các DNNVV nhận thức được những mặt tích cực cũng như những lợi ích của việc vận dụng KTS, việc triển khai sẽ nhanh chóng đạt được thành công.

Một số giải pháp đề xuất và kiến nghị nhằm nâng cao nhận thức để triển khai kế toán số tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam

Một số giải pháp

Nhằm giúp DNNVV có thể đạt được hiệu quả trong triển khai vận dụng những tiến bộ của cuộc CMCN 4.0, đặc biệt là vận dụng KTS vào công tác tổ chức kế toán tại đơn vị, nhiều giải pháp đồng bộ cần được thực hiện.

*Nhóm giải pháp liên quan đến môi trường pháp lý:

Thiết lập hành lang pháp lý cho việc xác thực và chứng thực số trên tất cả các giao dịch được thực hiện trên môi trường mạng nhằm tạo điều kiện cho việc triển khai vận dụng KTS tại các DNNVV.
Thiết lập hành lang pháp lý trong hoạt động triển khai và vận dụng kỹ thuật số phục vụ cho hoạt động của đơn vị, đặc biệt là vận dụng KTS trong các DNNVV nhằm tạo ra một sân chơi với sự cạnh tranh lành mạnh và công bằng giữa các DN tham gia vào nền kinh tế.
Thiết lập hành lang pháp lý đối với việc chia sẻ, khai thác, sử dụng và tái sử dụng dữ liệu, lưu trữ (hình thức lưu trữ, thời gian lưu trữ) dữ liệu, bảo mật dữ liệu, đối với các đơn vị vận dụng KTS.

*Nhóm giải pháp liên quan đến quản trị công nghệ thông tin:

Đẩy mạnh đầu tư và xây dựng kết cấu cơ sở hạ tầng về CNTT hiện đại nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho quá trình triển khai vận dụng KTS tại các DNNVV.
Chú trọng bảo mật dữ liệu thông qua việc nâng cao đầu tư cho những trang thiết bị phục vụ việc bảo mật thông tin và ngăn chặn sự xâm nhập cơ sở dữ liệu của đơn vị một cách bất hợp pháp.
Chú trọng đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực tại các DNNVV có trình độ và năng lực ứng dụng CNTT để đảm bảo việc triển khai áp dụng KTS được diễn ra một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc đầu tư phát triển nguồn nhân lực cho loại hình DN này cần được quan tâm và đẩy mạnh.

*Nhóm giải pháp liên quan đến quản trị nguồn nhân lực:

Nhà quản lý cần thay đổi sâu sắc quan điểm và kỹ năng quản lý từ việc quản lý những người thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và giao dịch sang quản lý thông tin và các công cụ phân tích tích hợp.
Nhà quản lý cần có những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao tầm hiểu biết của bản thân đối với KTS và ứng dụng KTS tại đơn vị vì các quyết định quản lý và đầu tư của các DNNVV đều do nhà lãnh đạo đơn vị thực hiện. Trên cơ sở đó, nhà quản lý sẽ có đủ kiến thức và khả năng xác định thách thức do việc triển khai KTS mà ngành của họ phải đối mặt để có những giải pháp điều tiết thích hợp.
Việc triển khai các công cụ kỹ thuật số thường chưa đủ để các DN đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững. Do đó, nhà quản lý cần nhận thức các nguồn lực cần thiết cho từng giai đoạn trong lộ trình triển khai KTS để trang bị đầy đủ mọi nguồn lực cho tổ chức nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho việc triển khai KTS tại đơn vị. Theo đó, các nguồn lực về cơ sở hạ tầng CNTT, nguồn tài chính thích hợp là những yếu tố hết sức quan trọng.
Ngoài ra, sự hỗ trợ của nhà quản lý là một nhân tố được chứng minh là có ảnh hưởng đáng kể trong quá trình triển khai vận dụng KTS. Do đó, ngoài việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng cần thiết, tất cả các nhóm nhân viên có liên quan phải được tiếp cận, được đào tạo và được khuyến khích áp dụng các công cụ CNTT này. Theo đó, các nhà quản lý cần cung cấp khóa đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn và trình độ ứng dụng CNTT cho các nhân viên tại đơn vị, đặc biệt là các nhân viên đảm nhận công tác kế toán tại đơn vị.

*Đối với kế toán viên (KTV):

- KTV cần nhận thức việc triển khai vận dụng KTS là một tất yếu khách quan của đơn vị để bắt kịp đà phát triển của kinh tế trong khu vực và trên thế giới. Với nhận thức đây là một tất yếu khách quan, KTV sẽ có động lực tiếp tục nỗ lực cho việc vận dụng KTS và có khả năng vượt qua mọi khó khăn trong quá trình vận dụng.

Không ngừng trau dồi học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn và nâng cao năng lực ứng dụng CNTT hiện đại.

Một số kiến nghị

*Đối với Chính phủ:

Xây dựng chiến lược phát triển lĩnh vực kế toán tại các DNNVV trong ngắn hạn và dài hạn theo hướng vận dụng KTS vào hoạt động kế toán tại đơn vị theo hướng đảm bảo vận hành một cách đồng bộ và đạt hiệu quả, phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế cùng những tiến bộ khoa học kỹ thuật của cuộc CMCN 4.0.
Mặc dù chuyển đổi số được chứng minh sẽ tạo ra những tác động sâu sắc đến tất cả các loại hình DN, tuy nhiên, những lo ngại về các khoản đầu tư cho CNTT hiện đại vẫn tồn tại trong một bộ phận DN. Các DNNVV là loại hình đơn vị được nhận định thường không có đủ nguồn lực hoặc kinh nghiệm để thực hiện các hoạt động đổi mới so với các DN có quy mô lớn, do đó, việc đưa ra các chính sách hỗ trợ về vốn và cơ sở vật chất cho loại hình DN này trong quá trình chuyển đổi số là một nội dung cần quan tâm.
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống Văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) quy định rõ về các công cụ có liên quan đến KTS cũng như cách thức áp dụng các công cụ này nhằm phát huy tối đa hiệu quả việc cung cấp những thông tin hữu ích, trung thực và khách quan cho người sử dụng thông tin và các bên liên quan, cũng như ngăn ngừa những hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình vận dụng KTS tại đơn vị và tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các DN tham gia hoạt động trên thị trường.
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống VBQPPL quy định rõ về việc thanh tra, kiểm tra quá trình triển khai vận dụng KTS tại các DNNVV. Theo đó, các VBQPPL cần có những quy định cụ thể về trình độ và năng lực của người được phân công đảm nhận nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của người được phân công đảm nhận công tác này cũng như những quy định cụ thể về hình thức xử phạt đối với những hành vi vi phạm trong quá trình triển khai vận dụng KTS tại các DNNVV.

*Đối với cơ quan quản lý:

Các cơ quan quản lý cần đóng vai trò trung tâm trong hoạt động quản lý điều phối nguồn nhân lực thực hiện công tác hỗ trợ, hướng dẫn, đảm bảo tính tuân thủ quy định pháp luật đối với các DNNVV đang triển khai áp dụng KTS cũng như giải quyết các vấn đề an ninh mạng. Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý cần xây dựng các giải pháp nhằm có những hỗ trợ kịp thời về mặt cơ sở vật chất cho các DNNVV – những đơn vị được nhận định vốn là có những hạn chế về mặt kinh nghiệm và nguồn lực trong thực hiện chuyển đổi số (Kowalkowski & cộng sự, 2013).
Các cơ quan quản lý cần có giải pháp nhằm nâng cao nhận thức của toàn thể các thành phần trong xã hội về những mặt tích cực của hoạt động chuyển đổi số, đặc biệt là hoạt động triển khai ứng dụng KTS tại các DNNVV.
Các cơ quan quản lý cần xây dựng lộ trình phát triển nguồn nhân lực trong ngắn hạn và dài hạn cho ngành kế toán nói chung và cho các KTV phục vụ cho loại hình DNNVV nói riêng. Lộ trình phát triển cần gắn liền với những cơ chế hỗ trợ về mặt tài chính cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ đối với những KTV đang đảm nhận công tác kế toán tại các DNNVV.
Các cơ quan quản lý cần có những chính sách khuyến khích việc thành lập các hiệp hội, tổ chức nghề nghiệp nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, tri thức, đào tạo, bồi dưỡng và thúc đẩy ứng dụng công nghệ hiện đại nhằm góp phần hỗ trợ cho các DN nói chung và các DNNVV nói riêng trong quá trình triển khai áp dụng KTS tại đơn vị.

*Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa:

Các DNNVV cần có sự thay đổi trong tư duy và nhận thức về vai trò của chuyển đổi số, cụ thể là hoạt động triển khai vận dụng KTS tại đơn vị. Theo đó, các DNNVV cần nhận thức việc triển khai vận dụng KTS là một yếu tố quyết định sự thành công của đơn vị trong bối cảnh CMCN 4.0.
Các DNNVV cần xây dựng chiến lược triển khai vận dụng KTS phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tiễn tại đơn vị. Trong quá trình chuyển đổi số, kiểm soát chi phí một cách hiệu quả luôn là một vấn đề quan tâm hàng đầu của các DNNVV (Kowalkowski & cộng sự, 2013). Do đó, các DNNVV cần có chiến lược phân bổ mọi nguồn lực một cách hợp lý. Bên cạnh đó, cần xây dựng một số chỉ số hiệu suất nhằm đánh giá kết quả đạt được trong quá trình triển khai vận dụng KTS nhằm phát huy những thành tích đạt được cũng như những giải pháp khắc phục đối với những hạn chế phát sinh trong quá trình đơn vị thực hiện triển khai vận dụng KTS.
Các DNNVV cần xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tiễn tại đơn vị nhằm phát huy tối đa hiệu quả triển khai vận dụng KTS. Bên cạnh đó, các DNNVV cần chú trọng đến việc phát triển đội ngũ nguồn nhân lực kế toán có trình độ chuyên môn cao và năng lực ứng dụng CNTT hiện đại thông qua việc cử các KTV tại đơn vị tham gia các chương trình đào tạo bồi dưỡng theo định kỳ. Đồng thời, các đơn vị này cần xem xét việc xây dựng và áp dụng các chính sách khen thưởng nhằm động viên các KTV tại đơn vị không ngừng nỗ lực nâng cao trình độ nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu nghề nghiệp và các hình thức xử lý đối với các trường hợp chưa tích cực trong vấn đề nâng cao năng lực chuyên môn.

Xem toàn bộ bài nghiên cứu Giải Pháp Triển Khai Kế Toán Số Tại Các Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa Tại Việt Nam tại đây. Nhóm Tác giả: PGS.TS. Phạm Quang Huy và ThS. Vũ Kiến Phúc – Khoa Kế Toán UEH. Đây là bài viết nằm trong Chuỗi bài lan tỏa nghiên cứu và kiến thức ứng dụng từ UEH với thông điệp “Research Contribution For All – Nghiên Cứu Vì Cộng Đồng”, UEH trân trọng kính mời Quý độc giả cùng đón xem Bản tin kiến thức KINH TẾ SỐ tiếp theo.

Tin, ảnh: Nhóm tác giả, Phòng Marketing – Truyền thông UEH

Giọng đọc: Ngọc Quí